Péntek este van. Az étterem megtelt, a konyha teljes kapacitással dolgozik, egymás után érkeznek a rendelések. A pult előtt egyre több vendég gyűlik össze, mindenki arra vár, hogy végre meghallja a saját rendelési számát. „A 42-es rendelés elkészült!” Senki nem reagál. Fél perccel később újabb bemondás következik, miközben már három másik rendelés is várja az átvételt. Sok forgalmas étteremben, büfében és gyorsétteremben ismerős lehet ez a helyzet. Egy vendéghívó rendszer azonban meglepően egyszerű megoldást kínálhat számos hasonló problémára. Nézzünk öt olyan helyzetet, amikor különösen sokat segíthet.

1. Amikor túl sok vendég várakozik a pult előtt

A vendég leadja a rendelését, fizet, majd felmerül a kérdés:

Most hova menjen?

Ha nem tudja pontosan, mikor készül el az étel, valószínűleg a pult közelében marad. Ha egyszerre csak néhány ember várakozik, ez általában nem probléma.

Csúcsidőben azonban gyorsan kialakulhat egy 10–20 fős csoport az átvételi pont körül.

Ez több problémát is okozhat:

• nehezebb megközelíteni a pultot,
• az új vendégek nem tudják, hol kell rendelni,
• akadályozhatja a kiszolgálást,
• zsúfoltabbnak tűnik az étterem,
• kényelmetlenebb lehet a várakozás.

Vendéghívó rendszer esetén a rendelés leadása után a vásárló kap egy pagert. Tudja, hogy az eszköz jelezni fog, amikor elkészült az étel, ezért nem szükséges közvetlenül a pult mellett maradnia.

Leülhet egy asztalhoz, beszélgethet a társaságával vagy – a rendszer hatótávolságán belül – máshol várakozhat.

Kevesebb ember a pult előtt = átláthatóbb és rendezettebb kiszolgálás.

2. Amikor senki nem hallja a rendelési számokat

„A 17-es rendelés elkészült!”

Egy csendes helyiségben ez tökéletesen működhet.

Egy forgalmas étteremben viszont egyszerre szólhat a háttérzene, beszélgethet több tucat vendég, működhet a kávégép, csöröghetnek az edények, miközben a konyhából is folyamatosan érkeznek különböző zajok.

A rendelési szám könnyen elveszhet ebben a környezetben.

A dolgozó ezért újra próbálkozik:

„17-ES RENDELÉS!”

Ha a vendég továbbra sem hallja, az elkészült étel közben csak vár az átvételre.

A vendéghívó rendszer ezt a kommunikációt közvetlenebbé teszi.

Amikor elkészül a rendelés, a dolgozó aktiválja a megfelelő pagert, amely típustól függően rezgéssel, villogással, hangjelzéssel vagy ezek kombinációjával értesíti a vendéget.

Nem kell az egész étterem figyelmét megszerezni.

Elég annak az egy embernek jelezni, akinek valóban elkészült a rendelése.

3. Amikor a személyzet folyamatosan azt hallja: „Mikor lesz kész?”

A várakozás egyik legkellemetlenebb része sokszor nem maga az eltelt idő, hanem a bizonytalanság.

Eltelik öt perc.

A vendég a pultra néz.

Eltelik újabb három perc.

Végül odamegy:

„Elnézést, az én rendelésem mikor lesz kész?”

A dolgozó ellenőrzi.

„Még körülbelül öt perc.”

Néhány perccel később egy másik vendég teszi fel ugyanezt a kérdést.

Nagy forgalom mellett ezek az apró megszakítások összeadódhatnak.

A vendéghívó használata egyszerű üzenetet közvetít:

Nem kell figyelned a pultot. Szólunk, amikor elkészült.

A vendég tudja, hogy értesítést fog kapni, ezért nyugodtabban töltheti el a várakozási időt.

Ez természetesen nem teszi gyorsabbá az étel elkészítését. Viszont kiszámíthatóbbá és kényelmesebbé teheti magát a várakozási folyamatot.

4. Amikor hirtelen megugrik a forgalom

Egy átlagos hétköznap délután minden gördülékenyen működhet.

Aztán eljön az ebédidő.

Vagy egy péntek este.

Esetleg megérkezik egy nagyobb turistacsoport.

Egy strandbüfében kisüt a nap, egy food truck előtt pedig egyszerre jelenik meg harminc ember.

Néhány perc alatt többszörösére nőhet a rendelések száma.

Ilyenkor különösen fontos, hogy a személyzet egyszerű és következetes folyamat alapján dolgozhasson.

Vendéghívó rendszer használatakor például:

1. A vendég leadja a rendelést.

2. Megkapja a 24-es pagert.

3. A rendeléshez hozzárendelik a 24-es számot.

4. A konyha elkészíti az ételt.

5. A személyzet aktiválja a 24-es pagert.

6. A vendég visszatér és átveszi a rendelést.

Minél nagyobb a forgalom, annál fontosabbá válhatnak az ilyen egyszerű, ismételhető folyamatok.

5. Amikor szeretnénk kényelmesebbé tenni a várakozást

A vendéghívó rendszer egyik legfontosabb előnye nem feltétlenül az étterem oldalán jelentkezik.

Hanem a vendégnél.

Tegyük fel, hogy két étteremben egyaránt 15 percet kell várni az ételre.

Az első helyen a vendég a pult mellett áll, figyeli a kijelzőt, hallgatja a rendelési számokat és próbálja eldönteni, vajon az ő rendelése következik-e.

A második helyen kap egy pagert, leül a barátaival egy asztalhoz, beszélget, majd 15 perc múlva az eszköz rezegni kezd.

Az objektív várakozási idő ugyanannyi.

A várakozás élménye viszont egészen más lehet.

Ez különösen fontos lehet olyan helyeken, ahol rendszeresen 10–20 percet kell várni a frissen készülő ételekre.

+1: Amikor nem szeretnénk telefonszámot vagy alkalmazást kérni

Ma már SMS-es, QR-kódos és alkalmazásalapú vendéghívó megoldások is léteznek.

Egy hagyományos pageres rendszer előnye azonban éppen az egyszerűségében rejlik.

A vendégnek nem feltétlenül kell:

• alkalmazást telepítenie,
• felhasználói fiókot létrehoznia,
• QR-kódot beolvasnia,
• telefonszámot megadnia,
• vagy a saját telefonját használnia.

Megkapja a pagert, az jelez, majd az étel átvételekor visszaadja.

Ez különösen előnyös lehet olyan vendéglátóhelyeken, ahol gyorsan változik a vendégkör, és fontos a lehető legegyszerűbb használat.

Hol lehet különösen hasznos a vendéghívó rendszer?

A vendéghívókat nem kizárólag hagyományos éttermekben lehet alkalmazni. Szinte minden olyan helyen hasznosak lehetnek, ahol a vásárlónak a rendelés elkészülésére kell várnia.

Ilyenek például:

• gyorséttermek,
• önkiszolgáló éttermek,
• büfék,
• strandbüfék,
• food truckok,
• pizzériák,
• kávézók,
• pékségek,
• food courtok,
• szállodák,
• fesztiválok,
• rendezvények,
• üzemi étkezdék.

Minél nagyobb a forgalom és minél több rendelést kell párhuzamosan kezelni, annál nagyobb jelentősége lehet egy jól kialakított vendéghívási folyamatnak.

Egy apró eszköz, ami az egész kiszolgálási folyamatra hatással lehet

Egy vendéghívó rendszer első pillantásra nem tűnik különösebben összetett technológiának.

Néhány pager, egy töltőállomás és egy központi hívóegység.

A valódi értéke azonban nem feltétlenül magában az eszközben rejlik, hanem abban, hogyan változtatja meg a várakozás és az ételátadás folyamatát.

Kevesebb zsúfoltság a pult előtt. Kevesebb rendelési szám kiabálása. Kényelmesebben várakozó vendégek. Egyszerűbb kommunikáció a személyzet és a vásárló között.

Egy forgalmas vendéglátóhelyen pedig sokszor éppen az ilyen apró fejlesztések teszik gördülékenyebbé a mindennapi működést.